在当今这个时代，对于任何有志创业的人来说，开一家电子商务商店都是件令人振奋的事。通过网上平台（诸如Amazon，eBay，Walmart）或是自己的独立网站（shopify，woocommerce，Wix Ecommerce等等），你的产品能够销往全美50个州乃至是全世界。就算是你只有一个小仓库或是办公室，发达的互联网也能使你找到自己想要的特殊客户群，行销推广，出货，建立起一个庞大的电商企业。
购买域名、建立网站和商店本身都是非常重要的步骤，但是如果没有健全的财务规划，你的线上商店就没办法进一步地扩张。
一旦你的新店已经建立、上线，你将需要确保你有足够的库存，你还要随时追踪公司的进账和支出。云端会计软件（Xero 或Quickbooks Online）可连接各类管理软件，以帮助解决这些事情。
什么是簿记/记账？
基本上来说，簿记是指有条理地每天按顺序记录商业交易，并标记这些交易之间的关系。会计师之后会用这些记录来准备财务报表和各类税表。在簿记和会计方面，电子商务的运作与传统零售店并无太大区别。电子商务的会计工作更专注于你的库存（Inventory）和现金流（Cash Flow），同时使用云会计软件来更好、更快捷地帮助你随时地掌握公司财务状况。
作为零售商，库存是你业务的基石，你所做的几乎所有工作都依赖于它。因此，许多财务文件和报告都需要关注你的库存情况。
是什么让零售簿记独一无二？
一目了然，电子商务簿记和会计的过程与其他行业非常相似。如果你了解簿记的基本知识，或者以前有会计经验，你就会很了解这个过程。即使你经验不是那么多，零售簿记的原则也是相当简单的。现今，电商会计最大的优势就是有非常成熟的云软件生态系统，让会计财务变得更加地自动化。
电子商务簿记基础知识
在为线上商店设置簿记工作流程时，你必须采取以下几个必要步骤：
1. 确定你想要如何跟踪和计算库存成本
2. 安装云会计软件（Quickbooks Online 或Xero）
3. 创建销售订单、发票和收据的模板
4. 开始跟踪你的库存
5. 为你的第一个月的业务创建资产负债表、损益表和现金流量表
在开始计算收入和成本之前，最好能了解基本会计知识。最好的开始就是财务报表。
你需要了解的财务报表
作为创业的企业家，你需要随时保持最新的财务状况。当你清楚地了解你的钱在做什么时，你可以更好地处理你的商业支出。这允许你扩展商业版图并持续提高利润率（Margin Rate）。财务报表提供了有关此信息的视图。
几乎每种商业模式都使用三种主要类型的财务报表，无论其规模或行业如何：
· 资产负债表Balance Sheet
· 损益表Income Statement
· 现金流量表Cash Flow Statement
资产负债表(示意图如下)
资产负债表是你的资产、负债和所有者权益的记录。资产等于负债加上所有者权益（又称会计等式：Asset= Liability + Owner Equity），资产负债表通常由两列组成;一个定义你的资产（Asset），另一个定义你的负债（Liability）。
资产负债表之所以如此命名（英文名是Balance Sheet，balance是平衡的意思），是因为两列资产负债表（资产和负债）应保持平衡，并在创建表时显示相同的总损益。资产负债表有助于说明你业务的整体财务状况。
在资产负债表的一个栏中，你列出了公司的所有资产（Asset）。这些包括你的库存、现金、流动资金以及应收账款或 Account Receivable（客户欠你的钱，预计在一年内能收到钱款）。由于电子商务零售往往涉及较少的实体空间和设备，你最大的资产可能是你的现金和库存。投资和未付发票也应记在资产负债表上。
在另一栏中，你必须列出你的负债(Liability)，其中包括你因与业务相关的原因而欠下的债务和资金。负债范围从小企业贷款和信用卡债务的未偿还余额，办公室房贷，到送货卡车车贷等等。
损益表(示意图如下)
你的损益表（又称收入表）包括在一定时间段内（通常是一个月、一个季度或一年）带来的所有资金。此表显示了公司的营业收入（Operating Income）和非营业收入（Non-Operating Income）。营业收入是通过主要经营活动赚到的钱：如果你拥有电子商务服装零售业务，你的主要营业收入来自衣物销售。非营业收入反映通过与你的业务活动没有直接联系的手段赚来的钱。如上述服装零售为例，你的非营业收入可能包括房地产销售、设备销售或投资回报。
如果你最初不在仓库里运营，然后出售该房产并转移到较小的仓库，则出售所得利润将被视为非营业收入。如果你从转售设备（如缝纫机）中获利，或者你的公司从其基金投资中获得股息，情况也是如此，这些都是非营业收入。
现金流量表(示意图如下)
作为一名成功的电商，现金流表可能是你最看重的财务表格了。它揭示了每一个成本，如租金，维护和库存，以及每一个收入，包括每一个销售订单。
现金流表不仅显示贵公司的总收入（毛利赚多少钱）和净利润（减去支出后，还剩多少钱），还反映了所花的钱是用于业务增长还是被不必要的成本耗尽。
云会计软件（如Xero 或Quickbooks Online）可帮助你跟踪所有这些数字，因为它使现金流量表所需的数据随时可用。这一点很重要，因为除了作为你最详细的财务报告外，准确的现金流量表还可以防止资金超支或库存不足。本所之后还会介绍一些有关控制现金流的小窍门，以提供给大家更多更好的资讯。
为什么库存和现金流对电商至关重要
保持有组织、具有成本效益的库存也许是任何零售电子商务中最重要的方面。保持库存不仅仅是储存你打算出售的物品，这也意味着跟踪你的库存现金流。
现金流是指每月、每季度或每年"流入"或 “流出”企业的现金量。当你确切地知道你的业务经手了多少资金时，你才能够保持一个你想要的利润值。如果你正遭受损失，或是有销售，或是手头上一直没有足够的资金，你的现金流量表会精确地显示是哪些支出爆表了，以便你可以制定策略以扭转趋势。
计算现金流，特别是为你的库存是必不可少的。例如，在库存现金流表格中，仅列出与库存相关的成本支出。这不仅包括直接购买库存的价格，还必须考虑其他项目，如制造和维护成本。以服装零售为例，如果你是自己生产所有服装，你可以列出原材料和设备采购/维护的成本。如果你有必须保持冻结的库存，你将包括运行和维护你的冰柜加到现金流表中。
除了购买和维护成本外，你还必须跟踪实际销售额以及任何库存损失。损失可能由盗窃、变质、损坏或其他因素导致，这些因素使库存无法销售出去。当然，你希望尽可能防止库存损失，但你仍应做好准备。
跟踪库存现金流意味着了解库存的总成本和价值，从而告诉你从库存销售中赚取了多少净利润。
要估计库存的价值，你需要知道你购买了多少件，制造或购买了每件库存的成本，以及你在销售时对每件货物的定价金额。
库存成本计算方法Inventory Costing Methods
有几种不同的方法来计算库存成本。这些方法都不一定是最好的，但某些方法可能更适合你，具体取决于你销售的商品类型。最常见的库存成本计算方法是：
· 先入先出（FIFO， First In, First Out）
· 后入先出 （LIFO, Last In, First Out）
· 加权平均值（Weighted Average）
· 零售方法 （The Retailed Method）
先入先出（FIFO）
使用 FIFO 方法，你假设你为库存购买的第一批商品也是你销售的第一批商品。如果你的库存是易腐的（如食品或保健品），这种方式非常符合实际情况。想象一下，你正在计划今年第一季度的库存，并购买了三批库存：一批在 1 月，一批在 2 月，一批在 3 月。
· 1月份的库存总量为2,000件，每批价格为4美元
· 2月批共2,000件，每批售价6美元
· 3月批共2,000件，每批售价8美元
在这个季度，你卖出了5000个库存，这意味着总共有1000个未售出。由于你的 3 月批次是最后一批，你可以假设本季度的 1,000 个未售出的单位来自 3 月那批，因为前几批的所有产品都是先入先出的。要获得库存的总成本，只需按顺序将销售的所有商品的成本相加。
· （2,000 x $4） = （2,000 x $6） = （1,000 x $8） = $28,000
· $28,000 = 第一季度的总库存成本
后入先出 (LIFO)
LIFO 方法非常相似，但使用此方法，你假设最新购买的商品是最先出售的。LIFO 方法适用于销售服装、书籍、珠宝或家具等不易腐坏的零售商。
例如，假设你每季度购买的购买额与上表相同。由于你这次使用 LIFO 方法，因此 1，000 个未售出的单位将来自你的 1 月批次。现在计算看起来是这样的：
· （1,000 x $4） = （2,000 x $6） = （2,000 x $8） = $32,000
· $32,000 = 第一季度的总库存成本
需要注意的是《国际财务报告准则》(IFRS) 或《国际财务报告准则》(CRA)不允许采用 LIFO 方法。美国会计准则（GAAP）是采用的。
加权平均值Weighted Average
加权平均值涉及所有库存单位的平均成本，并不考虑库存购入的先后顺序。只需计算手头上所有东西的总成本。再次使用上述示例，你首先计算整个库存的总价值：
· 2,000 x $4 = $8,000
· 2,000 x $6 = $12，000
· 2,000 x $8 = $16，000
然后将总成本相加以获得一个总和，然后将总费用除以库存中的单位总数。
· （$8,000 + $12,000 + $16,000） / （2,000 x 3） = $6
· 所有库存物品的平均成本为 6 美元
如果 $6 是你的加权平均值，则可以再乘以实际售出的单位数，算成你的总成本。因此，如果你在总共 6,000 台中售出了 5,000 台，则你的总库存成本为：
· 5,000 x $6 = $30,000
零售方法The Retail Method
使用零售方法，你首先需要确定你的成本与零售比率，该比率表示你的加价百分比。在上面的例子中，想象你以每单位4 美元的价格购买的物品，以每单位 6.40 美元的价格出售给你的客户。你的成本与零售比率为 0.6 或 60%。 ($6.40 -$4)/$4 = 0.6
现在，确定你本季度的销售额。你售出了 5,000 台，这花费了你的业务 30,000 美元（根据加权平均方法）。以 60% 的加价，你带来了 48,000 美元的收入。将总收入除以加价百分比，并从计算成本中减去新金额。
· $48,000 / 0.6 = $28,800
· 库存总成本 = $30,000
· $30,000 = $28,800 = $1,200
· 你的结账库存成本为 $1,200
虽然你使用的方法由你决定，但它们的存在都是为了通过准确跟踪你的库存来确保最终成本数字正确。在报税方面，如果你要更改库存计算方法，需要递交表格3115。
库存跟踪方法Inventory Tracking Methods
确定库存成本并不需要复杂，但确实需要保持一致（Consistency）和准确（Accurately）地了解你在一定时间内有多少单位的库存。跟踪你的实物库存量称为库存跟踪（Inventory Tracking)，主要有两种方法：定期（Peridoic）和永久（Pepetual）。
定期库存跟踪Periodic Inventory Tracking
使用定期库存跟踪，你必须定期执行库存的物理计数。物理计数包括计算你库存的每个单位，并记录每个项目的成本和销售价值。每次重新计算时，你都可以更新库存现金流表，以反映公司在此期间在库存上花费和获得的金额。
根据电子商务业务的规模和复杂性，你可以选择每年、每季度或每月定期清点。如果你的业务刚刚起步，你可能需要每月清点一次。因为在业务较不稳定的一段时间内，可以更准确地了解你的总库存情况。
永久库存跟踪Perpetual Inventory Tracking
在此系统中，你始终跟踪你的库存，通常通过使用自动化会计软件来追踪计算。每当扫描货品，以进行包装或放入仓库存储时，软件都会自动更新你的库存计数、购买账户(Purchase Account)和总现金流数字，来更新追踪库存的最新价值。
现在网上有众多出色的软件提供库存追踪服务，可自动化你的库存盘点，并利用永久的方法。使用此方法，每次将新产品添加到库存或销售商品时，你的总销售和库存成本都会立即更新。你还可以将你的Quickbooks Online或Xeros账号与你最喜爱的库存软件连接，使库存跟踪变得更加简单。
销售订单、发票和销售收据Sales Orders, Invoices, and SalesReceipts
你可能听说过销售订单、发票和销售收据，并可能处理了上述一个或全部。但是，这些文档的作用是什么，它们究竟有何不同呢？
销售订单Sales Order
销售订单是客户对你的一种或多个产品提出的书面请求。销售订单表示已支付但不一定是库存扣减，因为你暂时还没有完成订单。销售订单在零售企业中很常见，客户要求什么和收到什么之间几乎没有时间和差异。当你的客户点击你的网站上的"Check Out"并输入他们的信用卡信息时，他们正在填写销售订单。
发票Invoices
与销售订单不同，发票是用于要求贵公司付款的书面请求。它列出了所提供的服务项目、材料费、或是成品的总成本。发票在电子商务商业模式中不太常见，但如果你生产定制产品，则可能会使用发票。
例如，如果你的电子商务业务生产定制家具，客户可以直接与你沟通，而不是填写销售订单。通过电话、电子邮件和/或微信交换，你可以与客户合作，确定你计划建造的家具的材料、尺寸和预算。在这种情况下，发票可能会列举单个材料和人工成本。
你甚至可以在发票上包含运费。发票将作为客户订单的证明，并作为收据，让客户看到所有产品的定价细分。它还有助于记录你的库存材料的使用方式。
收据Receipt
收据是货物交付后收到的购买证明（Proof-of-purchase）。收据只是列出购买和交付的项目或服务的文件，显示客户支付的付款额。在电子商务中，销售订单或发票可以构成收据的基础。你甚至可以将产品包装成原始销售订单或发票的副本，以便在客户交货时用作收据。
QuickBooks Online和Xeros允许你创建销售收据、销售订单和发票，然后你可以将这些发票与其他账户链接，以帮助你跟踪库存。完成销售订单后，云会计软件可让你快速无缝地更新云库存跟踪，以反映当前库存水平。你甚至可以设置警报，让你知道当某一类型的库存变低时，因此你将知道何时重新进货。
结尾
你不需要成为会计专家即可经营成功的电子商务事业。你可以了解基本的电商记账会计知识，这样你就知道财务表上的项目代表什么意思，并知道在哪些方面要注意。而你正可以全力地发展你的电商事业，并找到一个懂电商行业的会计事务所来帮助你处理会计、税务上的管理。如果你需要帮助，欢迎联系辰星会计事务所。本所专注于电子商务会计、税务服务。线上远程，价格透明，服务优质，减轻你记账和税务上的烦恼。
